Mengenal Matriks Manajemen Waktu untuk Permudah Pekerjaan

Mengenal Matriks Manajemen Waktu untuk Permudah Pekerjaan

Pajak.com, Jakarta – Dalam buku The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey mempopulerkan teori matriks manajemen waktu untuk mempermudah pekerjaan. Matriks ini diyakini mampu membantu individu membedakan hal penting, mendesak, atau bukan keduanya. Selengkapnya, Pajak.com akan mengulasnya untuk Anda.

Definisi lain, matriks manajemen waktu adalah sebuah cara untuk mengetahui apa yang harus dilakukan sehingga mampu mendekati komitmen secara lebih sadar, terukur, dan menghasilkan pekerjaan yang optimal.

Matriks manajemen waktu dibuat dengan menggunakan model sistem empat kuadran. Adanya pembagian kuadran ini diharapkan dapat membantu individu mengategorikan setiap tugas, tanggung jawab, dan aspek kehidupan berdasarkan dua hal, yaitu:

• Urgensi: tugas dan tanggung jawab yang membutuhkan tindakan atau perhatian segera; dan
• Kepentingan: Hal-hal yang memiliki signifikansi atau nilai tinggi untuk mencapai sebuah tujuan.

Empat kuadran dalam matriks manajemen waktu itu adalah sebagai berikut: 

• Kuadran 1: hal mendesak dan penting

Kuadran 1 melibatkan tanggung jawab atau tugas yang penting, maka membutuhkan perhatian sangat fokus dan bersifat segera. Kegiatan dalam kuadran ini bisa menjadi pemicu stres karena urgensi dan kepentingannya. Jadi, individu perlu menyadari tugas dan memetakannya dengan tepat;

• Kuadran 2: hal yang tidak mendesak tapi penting

Kuadran 2 fokus pada aktivitas untuk mengembangkan rasa disiplin, komitmen, serta mengidentifikasi hal-hal yang bisa dikendalikan. Kegiatan itu memiliki beberapa ciri yakni:

• Aktivitas yang memerlukan perencanaan atau langkah tambahan;
• Aktivitas yang memiliki hubungan langsung dengan tujuan keseluruhan.
• Kuadran 3: hal yang mendesak tapi tidak penting

Kegiatan yang ada dalam kuadran 3 adalah hal yang mendesak namun tidak penting. Maka, kegiatan dalam kuadran ini bisa dikurangi atau dihapus dari alur kerja. Beberapa indikatornya, antara lain:

• Hasil perencanaan aktivitas yang buruk di kuadran 1 dan kuadran 2; dan
• Hal-hal yang mengganggu produktivitas.
• Kuadran 4: hal yang tidak mendesak dan tidak penting

Aktivitas dalam kuadran 4 bisa dikurangi atau dihapus sepenuhnya. Indikator dalam kuadran ini, diantaranya:

• Memiliki risiko penyebab stres yang paling rendah; dan
• Tidak terkait langsung dengan tujuan secara keseluruhan dan tidak terikat pada waktu.

Bagaimana cara membuat matriks manajemen waktu? 

• Identifikasi prioritas;
• Jadwalkan waktu untuk pekerjaan yang mendalam;
• Lakukan otomatisasi jika memungkinkan; dan
• Singkirkan hal-hal yang bisa mengganggu