Langkah Strategis Memilih IT Inventory yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis
Pajak.com, Jakarta – Dalam era digital saat ini, efisiensi dan transparansi menjadi kunci keberhasilan pengelolaan usaha. Salah satu langkah penting yang mulai menjadi sorotan perusahaan adalah penerapan sistem IT Inventory atau sistem persediaan berbasis teknologi informasi. Tax Manager TaxPrime Surabaya Branch Anang Febita Kurniawan, menjelaskan strategi yang tepat dalam memilih sistem IT Inventory yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, khususnya yang berkaitan dengan fasilitas kepabeanan.
Tanya:
Perusahaan saya berencana mengoptimalkan fasilitas Kawasan Berikat dan Kemudahan Impor Tujuan Ekspor (KITE). Bagaimana cara memilih sistem IT Inventory yang sesuai dan apa manfaat nyatanya bagi efisiensi operasional?
Jawab:
Terima kasih atas pertanyaan yang Anda ajukan. Pertama, saya akan menjelaskan bahwa IT Inventory adalah sistem yang dirancang untuk mencatat aktivitas pemasukan, pemakaian, dan pengeluaran barang secara terintegrasi melalui teknologi komputer. Sistem ini menghasilkan informasi akurat yang dapat digunakan untuk pelaporan kepada otoritas, serta mendukung profil kepatuhan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya lebih tertib administrasi, tapi juga lebih siap dalam menghadapi pemeriksaan atau evaluasi dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC/Bea Cukai).
Dalam praktiknya, Bea Cukai telah mengklasifikasikan IT Inventory menjadi empat kategori. Kategori A merupakan sistem terintegrasi penuh antara pembukuan dan IT Inventory. Kategori B menggunakan dua sistem berbeda namun saling terhubung. Kategori C menggunakan sistem yang berdiri sendiri dan tidak terintegrasi, sementara Kategori D masih mengandalkan pencatatan manual. Seiring dengan regulasi terbaru, perusahaan di Kawasan Berikat wajib memiliki sistem IT Inventory berbasis online yang bisa diakses langsung oleh Bea Cukai untuk keperluan pengawasan.
Sebelum memilih sistem IT Inventory, hal pertama yang perlu dilakukan perusahaan adalah memahami sejauh mana fasilitas yang digunakan dalam kegiatan usahanya. Semakin besar fasilitas yang dimanfaatkan, maka sistem IT inventory yang digunakan pun harus semakin andal. Sebab, sistem ini tidak hanya digunakan untuk mencatat mutasi barang, tetapi juga harus mampu menyediakan laporan-laporan sesuai ketentuan otoritas, seperti Bea Cukai.
Jika perusahaan banyak mengimpor bahan baku, misalnya, maka sistem IT inventory yang dipilih harus bisa memantau pergerakan barang secara real-time serta mampu terintegrasi dengan dokumen kepabeanan. Di sisi lain, jika perusahaan hanya sesekali mengimpor barang modal seperti mesin, sistem yang lebih sederhana seperti tipe C atau D masih bisa dipertimbangkan.
Fleksibilitas sistem juga menjadi poin penting. Bea Cukai tidak mengatur jenis atau vendor sistem tertentu, namun dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 131/PMK.04/2018 dan PER-19/BC/2018 tentang Tata Laksana Kawasan Berikat, sistem IT Inventory diwajibkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
- Mencatat pemasukan dan pengeluaran barang, termasuk barang dalam proses produksi, penyesuaian, dan hasil stock opname secara kontinu dan real-time.
- Menghasilkan laporan, antara lain:
1. Pemasukan barang per dokumen pabean;
2. Pengeluaran barang per dokumen pabean;
3. Posisi barang dalam proses produksi; dan
4. Mutasi barang, termasuk bahan baku, barang jadi, scrap, dan peralatan kantor.
- Sistem dapat diakses oleh petugas Bea Cukai selama 24 jam.
- Terintegrasi dengan sistem akuntansi yang menghasilkan laporan keuangan.
Selain taat dengan peraturan, manfaat implementasi sistem ini sangat nyata. Banyak perusahaan yang sebelumnya membutuhkan tenaga kerja besar untuk pencatatan dan pelaporan manual kini bisa memangkas jumlah karyawan secara signifikan. Misalnya, dari semula membutuhkan sepuluh orang, kini cukup hanya tiga orang setelah sistem diperbarui. Proses pelaporan yang sebelumnya memakan waktu kini bisa diselesaikan secara otomatis dan cepat.
Selain efisiensi tenaga kerja, sistem ini juga membantu dalam rekonsiliasi data dan dokumen kepabeanan. Perusahaan bisa langsung mengetahui jumlah fasilitas yang digunakan, beban pajak yang muncul, serta meminimalkan risiko kehilangan dokumen fisik. Hal ini sekaligus memperkuat posisi perusahaan untuk mempertahankan fasilitas kepabeanan di Kawasan Ekonomi Khusus (KEK), Kawasan Berikat, maupun fasilitas KITE.
Keuntungan lain yang tak kalah penting adalah peningkatan layanan dari otoritas. Ketika perusahaan memiliki sistem yang andal dan patuh, permintaan layanan seperti perluasan area operasional bisa diproses lebih cepat karena data perusahaan dinilai valid dan tepercaya. Dengan kata lain, memilih dan menerapkan IT Inventory yang sesuai bukan hanya soal kepatuhan, tetapi merupakan investasi strategis untuk efisiensi, akurasi, dan daya saing perusahaan.
Semoga penjelasan saya dapat mencerahkan. Terima kasih.
Comments