TaxPrime Ungkap Manfaat Implementasi Sistem IT Inventory, Perbedaan, dan Tantangannya
Pajak.com, Jakarta – Pemerintah melalui Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC/Bea Cukai) menetapkan ketersediaan IT Inventory sebagai salah satu syarat utama bagi perusahaan yang ingin memperoleh fasilitas Kawasan Berikat. Sistem ini bukan sekadar alat pelengkap, melainkan elemen penting dalam memastikan transparansi, efisiensi, dan kepatuhan terhadap regulasi kepabeanan.
IT Inventory adalah sistem informasi persediaan berbasis komputer yang dirancang dan digunakan oleh perusahaan untuk mencatat secara menyeluruh arus masuk dan keluar barang. Sistem ini mengintegrasikan data pemasukan, pemakaian, dan pengeluaran barang dalam satu kerangka pencatatan yang bisa diakses otoritas untuk kepentingan pemeriksaan.
Tax Manager TaxPrime Surabaya Branch Anang Febita Kurniawan, mengungkapkan bahwa secara umum ada empat tipe atau kriteria IT Inventory yang digunakan oleh perusahaan, masing-masing dengan kelebihan dan tantangannya. Ia menjelaskan bahwa sistem ini dikelompokkan menjadi empat kategori, yakni A, B, C, dan D, berdasarkan tingkat integrasi dan efektivitasnya.
“Ada 4 jenis ataupun kategori IT Inventory,” jelas Anang kepada Pajak.com, dikutip pada (9/5/2025).
Menurut Anang, kategori A disebut juga integrated system, yaitu satu aplikasi. “Yang pertama itu ada IT Inventory yang merupakan satu aplikasi sistem pencatatan dan juga pembukuan dan menjadi bagian utama dari sistem pencatatan perusahaan,” jelasnya.
Dalam kategori ini, perusahaan tidak perlu membuat atau mencari vendor aplikasi tambahan karena sistem yang digunakan sudah sepenuhnya mencakup pencatatan persediaan dan pembukuan dalam satu platform. Sistem ini sangat efisien, minim kesalahan, dan mudah diawasi oleh otoritas.
Kategori B disebut mirroring database. Di sini, perusahaan menggunakan dua sistem, yaitu satu untuk pembukuan utama dan satu lagi khusus IT Inventory. “Kalau yang di B ini ada dua sistem yang di-provide oleh perusahaannya. Yang satunya pembukuan, yang satunya khusus IT Inventory,” ujar Anang.
Meskipun terpisah, kedua sistem ini saling terintegrasi dan berbagi data yang sama. Perbedaannya dengan kategori A terletak pada jumlah aplikasi, meskipun keduanya tidak memerlukan input manual oleh karyawan.
Kemudian, kategori C, di mana perusahaan memiliki sistem pembukuan dan IT Inventory yang berdiri sendiri dan tidak saling terhubung. Hal ini menyebabkan perlunya proses manual untuk menyesuaikan data. “Ini pasti ada unsur editing ataupun upload oleh karyawan perusahaan,” kata Anang. Sistem ini mulai menimbulkan risiko lebih tinggi terhadap kesalahan dan memperlambat proses pengawasan.
Kategori terakhir yakni D, atau yang sering dikenal dengan pencatatan manual. Kategori D adalah tipe sistem yang paling tidak efisien dan sangat rentan terhadap human error.
“Lebih dari dua aplikasi sistem pencatatan atau pencatatan secara manual. Nah ini lebih tidak bisa diandalkan lagi,” jelas Anang. Proses manual seperti editing, scanning, dan upload data membutuhkan waktu dan tenaga besar serta sangat rentan terjadi kesalahan pencatatan.
Penerapan kategori sistem ini menjadi perhatian penting Bea Cukai, terutama dalam proses penilaian fasilitas Kawasan Berikat. Perusahaan yang menggunakan sistem kategori A dan B lebih mudah memenuhi syarat pengawasan dan kepatuhan, sedangkan sistem C dan D dinilai kurang optimal dan berisiko tinggi.
IT Inventory Dorong Efisiensi Tenaga Kerja dan Layanan Otoritas
Penerapan sistem IT Inventory tidak hanya menyederhanakan pencatatan, tetapi juga membawa dampak nyata pada efisiensi sumber daya manusia di perusahaan. Anang mencontohkan perubahan signifikan yang dialami perusahaan setelah meningkatkan sistemnya.
“Ini gambarannya, tenaga yang disiapkan oleh perusahaan itu katakanlah ada sekitar 10 orang. Begitu IT Inventory-nya itu di-improve, diberdayakan, yang semula katakanlah tipe C menjadi tipe B, jadi perusahaan bisa mengefisiensikan menjadi sekitar dari semula 10 karyawan menjadi cukup 3 karyawan saja,” jelasnya.
Perusahaan yang beralih dari sistem manual ke digital juga merasakan manfaat besar dalam hal pengelolaan stok yang lebih rapi dan terkontrol. Dulu, pencatatan persediaan masih mengandalkan kartu stok fisik yang berisiko hilang dan sulit ditelusuri. Dengan IT Inventory, pencatatan berlangsung otomatis, terdokumentasi, dan lebih aman.
“Kalau manfaatnya bagi perusahaan ini tentu saja memudahkan pengelolaan persediaan yang jauh lebih terkontrol, belum ada risiko hilang dan seterusnya,” lanjut Anang.
Selain efisiensi internal, sistem ini juga mempermudah perusahaan dalam menyusun laporan berkala yang menjadi kewajiban, khususnya bagi yang memanfaatkan fasilitas Kawasan Berikat. Terdapat tujuh laporan wajib yang harus disampaikan secara berkala kepada Bea Cukai, dan sistem IT Inventory mempercepat penyusunan laporan-laporan tersebut.
Tak kalah penting, sistem ini juga mempermudah rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan dan membantu perusahaan memahami secara pasti nilai fasilitas yang dimanfaatkan serta kewajiban pajak dan bea masuk yang harus dipenuhi. “IT Inventory juga memudahkan perusahaan dalam melakukan rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan,” ujarnya.
Terakhir, penggunaan sistem yang andal mempercepat proses pelayanan dari otoritas. Ketika data perusahaan tercatat secara lengkap dan dapat dipercaya, proses seperti perluasan fasilitas atau revisi izin dapat diproses lebih cepat oleh Bea Cukai.
Dengan berbagai manfaat tersebut, sistem IT Inventory bukan hanya alat bantu, tapi sudah menjadi infrastruktur penting bagi perusahaan yang ingin memperoleh dan mempertahankan fasilitas kepabeanan serta memperkuat daya saing di pasar global.
Comments