Pemberi Kerja Bisa Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai, Ini Caranya!

Pemberi Kerja Bisa Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai, Ini Caranya!

Pajak.com, Jakarta – Direktorat Jenderal Pajak (DJP) merilis portal validasi dan registrasi massal Nomor Induk Kependudukan (NIK) pegawai. Melalui layanan ini perusahaan atau pemberi kerja dapat melakukan validasi dan registrasi NIK pegawai secara massal.

“#KawanPajak, validasi dan registrasi NIK secara massal melalui portalnpwp.pajak.go.id membuat proses administrasi perpajakan pegawai kini dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan aman,” tulis DJP dalam akun resmi Instagramnya (@ditjenpajakri), dikutip Pajak.com (20/11/25).

DJP juga mengatakan bahwa layanan ini membuat bukti pemotongan (bupot) Pajak Penghasilan (PPh) dari pemberi kerja melalui Coretax tervalidasi, sehingga dapat dengan digunakan oleh pegawai atau penerima penghasilan sebagai kredit pajak. Dengan demikian, pegawai siap melakukan kewajiban pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan PPh via Coretax di tahun 2026.

Cara Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai 

Mengutip dari slide resmi DJP, berikut cara melakukan validasi dan registrasi NIK secara massal:

Tahap 1 Akses Portal 

1. Pemberi kerja melakukan pendaftaran akun pada portalnpwp.pajak.go.id;
2. Masukkan NPWP 15/16 digit pemberi kerja;
3. Masukkan e-mail pemberi kerja yang aktif dan dapat diakses untuk proses verifikasi permohonan;
4. Klik “Selanjutnya”;
5. Nama penanggung jawab dan NIK penanggung jawab terisi otomatis dengan membaca data dari NPWP pemberi kerja yang terdaftar pada masterfile Wajib Pajak;
6. Silakan isi sesuai data pemberi kerja, meliputi Nomor Induk Pegawai (NIP)/ID atas, penanggung jawab sesuai data perusahaan, jabatan penanggung jawab, nomor handphone (HP) penaggungjawab;
7. Klik “Selanjutnya”;
8. Pilih jenis registrasi “Validasi NIK” untuk keperluan pendaftaran NIK secara massal;
9. Buat kata sandi untuk login ke portalnpwp.pajak.go.id. Format kata sandi tanpa
10. batasan, bisa kombinasi angka, huruf, dan sebagainya;
11. Buat personal identification mumber (PIN) untuk keperluan saat melakukan upload file dan membuka file hasil konfirmasi. PIN ini harus berupa angka, bukan huruf dan lain sebagainya
12. Klik “disini” untuk unduh format dokumen permohonan layanan validasi NIK (docx) yang wajib ditandatangani oleh penanggungjawab dan staf yang direkam pada formulir registrasi;
13. Klik “Pilih File” untuk memilih file PDF hasil scan dari permohonan layanan validasi NIK;
14. Pilih “Open” untuk melakukan unggah. Adapun maksimal ukuran file adalah 48 megabyte (MB);
15. Centang pernyataan kebenaran sesuai dengan keadaan sebenarnya;
16. Klik “Submit” untuk mengirim formulir permohonan pendaftaran;
17. Silakan buka e-mail yang didaftarkan, dengan subjek “Verifikasi Registrasi” yang dikirim dari e-mail [email protected];
18. Klik “Verifikasi Permohonan” untuk menyelesaikan proses pendaftaran;
19. Ketik e-mail pemberi kerja yang telah didaftarkan sebelumnya;
20. Ketik kata sandi;
21. Ketik ulang kode keamanan sesuai gambar; dan
22. Klik “Login”

Tahap 2 Unggah Excel Validasi         

1. Dashboard ini memuat daftar validasi, meliputi data dan informasi atas validasi yang telah selesai diproses;
2. Untuk lakukan validasi NIK massal, akses tab “Validasi”;
3. Permohonan validasi NIK dilakukan dengan melakukan upload excel. Jika belum memiliki format file excel, silakan unduh dengan klik “FormatValidasiNIK.xlsx” pada tab petunjuk;
4. Buka file excel dan klik “Enable Editing” untuk dapat mengisi excel dimaksud. Adapun isi excel meliputi: Nomor urut data NIK penerima penghasilan, nama penerima penghasilan, nomor HP penerima penghasilan, dan e-mail penerima penghasilan;
5. Sistem akan melakukan validasi NIK dan nama sesuai data kependudukan dengan tingkat kecocokan 100 persen, termasuk huruf besar kecil atau gelar jika ada dalam identitas Kartu Tanda Penduduk (KTP)/Kartu Keluarga (KK);
6. Buka pencarian direktori file excel dengan klik “Pilih File”;
7. Klik “Open”; dan
8. Klik “Upload”

“Monitoring” Validasi dan Registrasi NIK

1. Untuk memantau proses validasi NIK dan registrasi permohonan, Anda harus mengakses tab “Monitoring”. Terdapat tiga status hasil:

• Status “Gagal“ mengindikasikan adanya kesalahan pada server saat sistem memproses permohonan, sehingga pengguna disarankan untuk mencoba kembali mengunggah permohonan;
• Status “Diproses” menunjukkan bahwa sistem sedang menjalankan proses validasi NIK secara otomatis;
• Status “Selesai” berarti validasi NIK telah berhasil diselesaikan; dan

2. Apabila status “Selesai” , permohonan akan dilanjutkan ke tahap registrasi (migrasi) ke sistem Coretax, yang dapat dipantau lebih lanjut melalui tombol “Detail Monitoring” pada kolom Aksi. Proses registrasi ke ini dilakukan secara harian, dengan batas waktu maksimal H+3.

Panduan ini dapat diakses secara komprehensif melalui https://pajak.go.id/id/panduan-registrasi-massal-nik-portal-npwp.